roen

Main Menu

Menu

Anexă la Dispoziţia nr.1812/28.11.2018

 

 

 

Procedura privind organizarea programului de audienţe

 

I.Documente de referinţă –legislaţie aplicată

  • Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
  • O.G nr. 27/2002 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
  • Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică cu modificările şi completările ulterioare;
  • Legea nr. 215/2001 R. privind administraţia publică locală;
  • Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Municipiului Călăraşi.

 

  1. Principii

Pe parcursul întregului proces de organizare a programului de audienţe trebuie avute în vedere următoarele principii:

  • Nediscriminare
  • Neutralitate
  • Continuitate
  • Tratament egal
  • Transparenţă

III.Scopul procedurii

Scopul prezentei procedure este:

-Stabilirea unui set unitar de reguli privind organizarea audienţelor la nivelul Primăriei Municipiului Călăraşi;

-Stabilirea responsabilităţilor privind programul de audienţe.

  1. Domeniul

Procedura privind programul de audienţe se aplică la nivelul Primăriei Municipiului Călăraşi.

  1. Descrierea procedurii

      Audienţa este o întrevedere acordată unui solicitant de către o persoană care deţine o funcţie de conducere în cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Călăraşi.În funcţie de tematica pe care o abordează, audienţele se pot împărţi în sesizări şi reclamaţii, cereri cu privire la o problemă cu care se confruntă persoana care solicit, cât şi propuneri de perfecţionare a activităţii.

     La nivelul Primăriei Municipiului Călăraşi , audienţele sunt acordate de către Primar, Viceprimari şi Secretar, cu participarea, în funcţie de tematica audienţei, a şefilor de serviciu/birouri şi a directorilor direcţiilor din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Călăraşi. Prezenţa şefilor de serviciu/birouri şi a directorilor direcţiilor din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Călăraşi în cadrul programului de audienţe se va realiza la solicitarea persoanei care coordonează această activitate.

     Prin dispoziţie a Primarului Municipiului Călăraşi se stabilesc persoanele responsabile de ţinerea audienţelor şi programul acestora care va fi afişat la sediul instituţiei, cât şi pe pagina oficială de internet a Primăriei Municipiului Călăraşi, alături de prezenta procedură.

     Compartimentul Relaţii Publice şi Minorităţi asigură activitatea de primire, înregistrare şi evidenţă a cererilor de înscriere în audienţă, adresate Primăriei Municipiului Călăraşi.

    Se pot înscrie în audienţă cetăţenii care s-au adresat serviciilor de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului Călăraşi,în vederea rezolvării unor probleme şi nu au primit răspuns în termenul legal sau consideră că nu au primit lămuririle necesare.

   Înscrierea în audienţă se face de către Compartimentul Relaţii Publice şi Minorităţi, în baza programărilor stabilite de compartiment.

   La înscrierea în audienţă se va ţine cont de tematica ridicată de petent, repartizarea acestuia în cadrul programului ţinând cont de tematica abordată în săptămâna respectivă.

   Solicitanţii vor completa o cerere de înscriere în audienţă, vor anexa o copie a actului de identitate , răspunsul primit de la serviciul de specialitate la care solicitantul s-a adresat anterior sau bonul cu nr. de înregistrare al solicitării, în cazul în care nu au primit răspuns în termenul legal, urmând să i se comunice telefonic sau în scris data şi ora audienţei.

  Cererea de înscriere în audienţă, completată integral, va fi depusă la Registratura Primăriei Municipiului Călăraşi, însoţită de documentele menţionate anterior.

   În funcţie de tematica abordată, confirmarea programării în audienţă se va realiza în termen de aproximativ 15 zile lucrătoare.

   În urma comunicării telefonice sau scrise solicitantul se va prezenta pentru audienţă având la el actul de identitate. În cazul în care solicitantul nu se poate prezenta la data stabilită, va fi programat ulterior, conform programului de audienţe.

   Compartimentul Relaţii Publice şi Minorităţi înregistrează fiecare solicitare în registrul de audienţe, organizat pentru fiecare serviciu/birou/compartiment ce ţine audienţe, realizează programarea audienţelor, centralizează tematicile şi problematica expusă şi le comunică serviciilor de specialitate în săptămâna anterioară celei în care se doreşte acordarea audienţei.

   Persoanele care solicită audienţe pentru soluţionarea unor probleme care nu sunt de competenţa Primăriei Municipiului Călăraşi nu vor fi înscrise pe lista de audienţe, ci vor fi conciliate şi direcţionate către instituţiile sau autorităţile competente pentru rezolvarea problemei.

  Persoanele care nu specifică în mod clar motivul solicitării audienţei şi completează cererea de audienţă ca fiind ,, probleme personale  “, nu vor fi înscrise în audienţă.

   Persoanele care au beneficiat de un răspuns final în urma audienţei acordate nu mai pot beneficia de o altă audienţă având acelaşi obiect.

   În cazul în care speţele dezbătute în cadrul programului de audienţă nu pot fi soluţionate favorabil, se vor da explicaţiile şi îndrumările necesare, inclusive cu privire la posibilitatea de primire în audienţă la structurile ierarhic superioare, cand se solicită acest lucru.

Timpul alocat unei audienţe nu poate fi mai mic de 5 minute şi mai mare de 15 minute .            

Într-o zi de audienţe, timpul alocat acestora nu poate fi mai mare de 150 minute (maxim 12 persoane înscrise).

   În cadrul audienţelor, Primarul, Viceprimarii şi Secretarul care susţin programul vor fi asistaţi, în funcţie de tematică, de conducători ai departamentelor de resort sau de persoane desemnate de aceştia din cadrul departamentelor.

    Rezultatele discuţiilor se consemnează prin completarea unei fişe de audienţă. Fişa de audienţă se semnează de solicitant şi de reprezentantul serviciului de specialitate care a ţinut audienţa. Cererile de înscriere în audienţă, fişele de audienţă şi Registrul de Audienţe se arhivează conform legii.

 

  1. Program de audienţe

Audienţe

LUNI

MARŢI

MIERCURI

   JOI

VINERI

Primar Daniel Ştefan Drăgulin

   

0930-  1200

   

Viceprimar Viorel Ivanciu

     

1430-1600

 

Viceprimar Florin Dragoş Coman

 

0930-1200

     

Secretar Mărgărit Sârbu

     

0930-1200

 

     Audiențele se desfășoară în zilele alocate pentru audiențe, precum și zilnic la cabinetul Primarului Municipiului Călărași Daniel Ștefan Drăgulin  și a Viceprimarilor, Florin Dragoș Coman  şi Viorel Ivanciu.

a)În fiecare zi de miercuri începând cu ora 9.30 Primarul Municipiului Călărași Daniel Ștefan Drăgulin desfăşoară audienţele cu cetăţenii care prezintă probleme aflate în atribuţiile următoarelor structuri din subordine:

Direcția Juridică și Administrație Locală

Direcția Programe şi Dezvoltare Locală

Direcția Urbanism

Direcția Economică

Direcția Tehnică

Birou Resurse Umane Salarizare

Compartiment Corp Control Comercial

Compartiment Audit Public Intern

Direcția Asistentă Socială

Cantina de Ajutor Social

Creşa săptămânală

Căminul pentru persoane vârstnice ,, Sf. Antim Ivireanul”

Adăpostul de Urgență pe timp de noapte

Direcția Poliția Locală

Complexul  de Agrement Călăraşi

Administraţia Cimitirelor

Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanei

Serviciul Public Pavaje Spații Verzi

Serviciul Public Piețe Oboare

Serviciul Public Centrale Termice Administrare Fond Locativ

Serviciul Public pentru Gestionarea Câinilor fără Stăpân

Serviciul Voluntar pentru Situații de Urgență

Muzeul Municipal

S.C REBU  S.A şi S.C URBAN S.A

Unități de învătământ

Primește în audiență cetățenii din municipiul Călărași asigurând soluționarea operativă și legală a cererii acestora

b)În fiecare zi de joi începând cu ora 14.30 Viceprimarul Municipiului Călărași Viorel Ivanciu desfășoară audienţele cu cetăţenii care prezintă probleme aflate în atribuţiile următoarelor structuri din subordine:

Direcția Tehnică

Direcția Urbanism

Serviciul Public Pavaje Spații Verzi

S.C REBU S. A şi S. C URBAN S.A

Serviciul Public Centrale Termice Administrare Fond Locativ

Serviciul Public pentru Gestionarea Câinilor fără Stăpân

Biroul Fond Funciar, Registru Agricol și Cadastru

Compartiment Relații Publice și Minorități

Compartiment  Fond Locativ

Compartiment  Registratură, Arhivă și Secretariat 

Unități de învățământ

Primește în audiență cetățenii din municipiul Călărași asigurînd soluționarea operativă și legală a cererii acestora

  1. c) În fiecare zi de marţi începând cu ora 9.30 Viceprimarul Municipiului Călărași Florin Dragoș Coman desfăşoară audienţele cu cetăţenii care prezintă probleme aflate în atribuţiile următoarelor structuri din subordine:

Direcția Asistentă Socială

Direcția Poliția Locală

Administrația Cimitirelor

Complexul  Agrement

Serviciul Pieţe şi Oboare

Direcția Economică

Serviciul Impunere și Colectare Venituri

Cantina  de Ajutor Social

Adăpostul de Urgentă pe timp de noapte

Creşa săptămânală

Primește în audiență cetățenii Municipiului Călărași asigurând soluționarea operativă și legală  a cererii acestora

  1. d) În fiecare zi de joi începând cu ora 9.30 Secretarul Municipiului Călărași Mărgărit Sârbu desfăşoară audienţele cu cetăţenii care ridică probleme aflate în atribuţiile următoarelor structuri din subordine:

Direcția Juridică și Administrație Locală

Biroul Juridic Contencios

Biroul Fond Funciar, Registru Agricol și Cadastru

Compartiment Fond Locativ

Compartiment Relații  Publice și Minorități

Compartiment Registratură Arhivă și Secretariat 

.VII. Responsabilităţi

Primar:

-desemnează persoanele care ţin audienţele şi aprobă programul de audienţe;

-desemnează persoanele care să răspundă pentru activitatea de organizare a audienţelor;

-acordă audienţe personal sau prin consilierii săi, atunci când programul nu îi permite.

 Viceprimari

-acordă audienţe conform programului aprobat de primar;

-participă, dacă sunt solicitaţi, la audienţele acordate de către primar.

Funcţionarii desemnaţi de către primar să răspundă la organizarea audienţelor:

      -înscrierea în audienţă pentru Primar și Viceprimari are loc în fiecare zi, începând cu orele 9:00, pentru săptămâna următoare, la Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni, pe baza documentului de identitate;

      -cetăţeanului care solicită audienţă i se înmânează de către funcţionarul compartimentului Relaţii Publice o fişă de audienţă pe care o va completa personal şi o va semna;

    -după completare şi semnare, formularul va fi restituit funcţionarului compartimentului Relaţii Publice, pentru a fi luat în evidenţă. Fişele de audienţă vor fi direcţionate către şefii de servicii/birouri /compartimente desemnaţi să rezolve problema consemnată de cetățeni în aceste fişe şi aceştia îşi exprimă punctul de vedere în scris şi sub semnătură, pe formularul care va fi restituit la compartimentul Relaţii Publice, cu o zi înaintea zilei  în  care se desfăşoară audienţele;

-fac cunoscut programul de audienţe;

-primesc cererile de audienţă şi întocmeşte registrul audienţelor;

-realizează programarea audienţelor;

-comunică programarea audienţelor solicitanţilor;

-pregătesc dosarul audienţelor;

-invită alte persoane la audienţe;

-participă la audienţă şi întocmesc fişele de audienţă cu măsurile stabilite;

-urmăresc modul de realizare a acestora pe care îl consemnează în registrul de audienţe;

-comunică modul de soluţionare persoanei audiate.

VIII. Dispoziţii finale

Procedura va fi difuzată personalului care execută sau participă la activitatea de audienţă.

Această procedură se aplică începând cu data aprobării de către conducătorul instituţiei.

Prevederile prezentei proceduri se completează cu dispoziţiile legale în vigoare aplicabile domeniului de activitate.

Prezenta  procedură este obligatorie pentru tot personalul Primăriei Municipiului Călăraşi și va fi afişată   la  loc vizibil spre informarea cetăţenilor.

PRIMAR,

Drăgulin Daniel Ştefan

                                                               Direcţia Juridică şi Administraţie Locală

                                                                                  Dir.executiv Papazi Nelu

*
Copyright @ Primaria Municipiului Calarasi 2016. Toate drepturile rezervate www.primariacalarasi.ro